Tener un procedimiento efectivo para evaluar si es
conveniente otorgar crédito comercial a nuestros clientes disminuirá en gran
medida el riesgo de que algún cliente no nos pague.
Al igual que con la evaluación crediticia una
política efectiva de cobros requiere de algún tipo de sistema formal que
garantice el pago de las facturas por las ventas a crédito. No contar con un
procedimiento para el seguimiento a la cobranza puede perjudicar su flujo
de caja y las posibilidades de éxito de su empresa.
La forma en que usted estructure su sistema de
cobro es un asunto personal lo importante es tener un sistema y, para ello,
puede seguir los pasos que a continuación detallamos:
Llamada telefónica para conocer
el nivel de satisfacción del cliente: Es más probable que un cliente insatisfecho
se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales le permiten averiguar si ha podido
satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, recuerde al
cliente la fecha de pago de dicha factura y haga hincapié en la puntualidad en
el depósito. -Hágalo dentro de la primer semana de entregada la mercancía o
realizado el servicio.-
Llamada telefónica previa al
vencimiento del pago: Esta llamada se hará con la finalidad de
comprobar que el cliente tiene programado el pago de la factura en la fecha
correcta. Pregunte a su cliente si tiene programada la entrega del cheque o transferencia
y verifique la fecha. Solicite le envíe copia del comprobante bancario. -Hágalo
una semana antes del vencimiento del pago-
Correo electrónico para confirmar
pago: Envíe un correo electrónico al responsable de los pagos agradeciendo
de antemano todas sus atenciones y solicitando copia del comprobante de pago.
También es buena idea que cuando se hagan depósitos referenciados de esta forma
podrá identificar el pago en su estado de cuenta bancario. -Hágalo al
día siguiente de vencido el pago-
Confirme el depósito por medio de
banca electrónica: Tener acceso a su cuenta por medio del portal de internet del
banco ayudará a identificar y confirmar los pagos realizados por sus clientes.
Estas consultas reflejan en tiempo real los pagos realizados. -Hágalo
al día siguiente de vencido el pago-
Agradezca a su cliente el ser
puntual: Siempre que tenga oportunidad agradezca a su cliente el que haya sido
puntual para pagar. De igual forma puede establecer algún programa de
beneficios para los clientes cumplidos (descuentos, incremento de línea de
crédito, facilidades de pago, servicios sin costo, etc.)
Esperamos estas sugerencias ayuden a mejorar la
efectividad de su departamento de crédito y cobranza. La salud financiera de su
empresa depende de ello.
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José G. Quintero E.
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