El secreto para hacer las mejores "listas de tareas pendientes"

Desde Benjamín Franklin hasta Johnny Cash, las listas han estado siempre presentes en la historia de la organización. El problema es que muchas veces éstas quedan en el olvido o no nos llevan precisamente a completar esas tareas. ¿Cómo hacer listas que realmente nos ayuden a ser más productivos?

"Las listas son el origen de la cultura", dijo alguna vez Umberto Eco, filósofo, escritor y un gran fan de las listas. Lo último, ya que según él, dan un sentido al mundo que nos rodea.

Y de cierta manera es verdad. Mal que mal, hacemos listas para todo: para ir al supermercado, para organizarnos, para ordenar, de lugares que queremos visitar, películas que ver, cosas que hacer... Es un simple hábito que nos ayuda a incrementar la productividad de nuestro día.

El problema es que muchas veces los pendientes comienzan a acumularse hasta el punto de transformarse en una nueva fuente de estrés y culpa. Probablemente todos tenemos alguna lista (o varias) esperando hace meses o años a que finalmente nos decidamos a retomarla. Por lo mismo hay saber cómo usarlas bien, pues existen técnicas para que efectivamente sean listas para "hacer" y no para "posponer".

Aquí te ofrecemos algunos consejos para escribir una lista que realmente te ayudará a hacer cosas y sacar así a la Mónica Geller que llevas dentro.

Una lista que realmente te ayudará a hacer cosas

Fast Company nos entrega cuatro consejos para crear listas que podremos completar.

1. Divide los proyectos en pequeñas tareas

Hay un fenómeno que se llama Efecto Zeigarnik que se refiere a la tendencia a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas.

La psicóloga Bluma Zeigarnik comenzó a interesarse por esto al ver cómo los meseros, por ejemplo, eran capaces de recordar fácilmente una larga lista de pedidos, pero sin embargo no eran capaces de recordar platos que acababan de servir.

Esto puede parecer muy útil, pero la verdad es que no es muy sano. "Lo que realmente sucede es que hay una desconexión entre nuestra mente consciente e inconsciente- la mente inconsciente no puede planear cómo terminar la tarea, pero se molesta con la sensación de que algo está inconcluso. Para librarse de ese sentimiento, insiste a la mente consciente con recordatorios de la tarea-m no para terminarla, sino que simplemente para animarnos a hacer un plan", explica Fast Company.

Por lo tanto, un buen paso para des-estresarse es planificar. Por lo mismo, el escritor y experto mundial en productividad David Allen  nos entrega un método a través de su famoso libro Getting Things Done(que en español se vende bajo el título "Organízate con eficacia"),  que básicamente consiste en subdividir las grandes tareas o proyectos en las sub-tareas o acciones necesarias para llevarlas a cabo y luego determinar cuál de esas acciones es el próximo paso a seguir. Finalmente, anotar ESA acción en el listado de tareas y no pasar a la siguiente hasta haberla completado.

¡Pero atención! Lo esencial para esto es crear pasos específicos, accionables y que no tengan conflictos. Por ejemplo no es conveniente poner en nuestra lista: "limpiar la oficina", ya que es muy probable que lo evitemos. Pero sí es mejor poner distintas acciones más pequeñas como, "ordenar los archivadores", "botar papeles antiguos", "limpiar los cajones". Es mucho más probable que sea más fácil empezar a hacer esta tarea si sabemos que sólo requerirá un mínimo esfuerzo.

David Allen recomienda que todas las entradas de tu lista vengan con un verbo, por ejemplo "Ir al dentista" en lugar de simplemente "Dentista", de modo de obligarte a definir una acción. Además, señala que es muy importante distinguir aquellas tareas accionables, de aquellas que hay que delegar, posponer hasta tener otro paso previo listo, archivar o, simplemente, olvidar. 

2. Prioriza hasta que duela

Esto tiene que ver con la gran incapacidad que tienen algunas personas de decir NO, tanto a otras personas como a ellas mismas. Por lo mismo, es que a veces nuestras listas terminan siendo eternas. Priorizar "con rudeza", como sugiere este artículo, es la única manera de hacer lo que es más importante en el poco tiempo que tenemos.

3. Planea con anticipación

Hace casi 100 años, cuenta Fast Company, el presidente de la compañía norteamericana Bethlehem Steel, estaba lidiando con ineficiencias, por lo que decidió acudir a Ivy Lee, un experto en este tema. Lee aceptó a ayudarlo y le dijo al presidente que le podían pagar lo que ellos estimaran que era suficiente, según los resultados luego de tres meses.

El consejo de Lee a cada miembro del equipo de administración fue que al final del día escribieran una lista de "cosas por hacer", que consistiera en las seis tareas a las que tuvieran que dedicarse el próximo día.

Luego les dijo que organizaran la lista dependiendo de sus prioridades más altas. Al día siguiente los empleados trabajaban la lista de pies a cabeza, enfocándose en una tarea simple a la vez y al final del día, cualquier cosa que siguiera en la lista era añadida a la lista que cada tarde elaboraban para el próximo día.

Luego de tres meses, la compañía aumentó tanto su productividad, que el presidente de la compañía le envío un cheque a Lee por US$ 25.000, que para esa época (y para esta también) era muchísimo dinero.

¿Qué podemos deducir de esta pequeña historia? Que sería bastante útil para nuestras vidas planear el día que se te viene la noche anterior y definir cuáles serán nuestras tareas más importantes. Al dejar claro esto de antemano, te ayuda a evitar distracciones y a no tener pérdidas de tiempo.

4. Sé realista

Si queremos cumplir con las metas que nos proponemos en nuestras listas, tenemos que hacerlas realistas. Ya que a pesar de que estas listas pueden ser eternas, nuestro tiempo no lo es. Tenemos entonces que hacer que nuestras tareas calcen con el tiempo y esfuerzo que me cuesta poner de mi parte para realizar esas tareas. Aquí es donde tenemos que recordar el consejo de "priorizar hasta que duela".

Si quieres buscar inspiración, Magdalena Araus ya nos había hablado sobre qué hacen y no hacen los exitosos en su primera hora de trabajo en esta nota.

¿Haces listas para organizarte?, ¿Qué otros consejos puedes darnos para mejorar nuestras listas?

Tomado de: http://www.eldefinido.cl/

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LA GERENCIA ORGANIZACIONAL Y LA MORAL

 

Las organizaciones, al igual que las personas, poseen una moral, y son los valores de los miembros que las integran, las que conforman y condicionan su contexto ético. Como las valoraciones humanas se dan en el ejercicio de la acción, éstas son susceptibles de ser modificadas es decir,  son afectadas por el cambio.

De esta forma, las personas pueden tener conductas morales e inmorales a lo largo de un período de tiempo. Ahora bien, si llegara a ocurrir un cambio en la estructura moral de las personas, su comportamiento sería otro, porque éstas crean y dimensionan su realidad de acuerdo con sus nuevos criterios y probablemente comiencen a realizar actuaciones distintas. De esta manera, todos los humanos poseen una moral que, permanentemente, sale al encuentro con la ética de las demás personas. Por tanto, la ética es una cuestión individual e íntima y colectiva a la vez.

La moral de la sociedad se conoce como ética pública, y en ella existe el cúmulo de valores que la sociedad asume como propios, quedando generalmente establecidos y aceptados en las normas o códigos patentados en las constituciones. Cuando los valores y los actos de la gente se desvían en relación a dichos códigos, ocurre una trasgresión en la sociedad. Ésta se conoce como delito. Así las cosas, además de los códigos de ética contemplados en las constituciones, existen otros códigos presentes en las organizaciones, la familia y, en general, en las agrupaciones sociales de toda índole. No importa si estos códigos se encuentran escritos o no, pues si están sedimentados en el comportamiento de todos los miembros de la comunidad estas normas construirán límites conductuales importantes.

Desde el punto de vista empresarial, la función y efecto de las corporaciones y empresas en los mercados, deben estar acorde a la ética pública, y sus esfuerzos deben orientarse al crecimiento y desarrollo de la sociedad, con base en el bienestar general. Allende a esto, se debe fomentar la responsabilidad moral de las corporaciones, más allá de la promoción de la Responsabilidad Social Empresarial o Corporativa (RSE o RSC), donde se incentive la promoción de normativas legales sobre la conducta corporativa, las cuales abordarían aspectos como la competencia desleal y los impactos negativos de las corporaciones en la sociedad.

En palabras de Bernardo Kliksberg: “La discusión sobre la ética ha vuelto impulsada por la ciudadanía para quedarse y expandirse después de la preponderancia en las últimas décadas de un pensamiento economicista reduccionista que consideraba al tema económico un mero tema técnico. La realidad ha demostrado las limitaciones de ese enfoque.”  Desde este punto de vista, la preeminencia de la visión estrictamente numérica del análisis económico, y su vinculación con el desarrollo de los mercados en el contexto social, ha llegado a un punto de no retorno, donde se hace indispensable la inclusión de lo “ético” como factor fundamental para el cambio de las estructuras y, por ende, del crecimiento y desarrollo.

Es por esta razón, que para Bernardo Kliksberg: “La falta de un debate ético permanente ha generado una anomia que ha facilitado la corrupción. Por eso en América Latina, por ejemplo, hay hoy una sed de ética.” Como podemos ver, el problema no es solo incluir lo “ético”, sino también dar en consecuencia la necesaria discusión, sobre todos aquellos aspectos que resultan prioritarios cambiar, para lograr la transformaciones que lleven a la sociedad a un estadio de bienestar social.  

Para Kliksberg: “Una economía orientada por la ética no aparece como un simple sueño, sino como una exigencia histórica para lograr que la paradoja de la pobreza en medio de la riqueza pueda realmente superarse y construir un desarrollo pujante, sustentable y equitativo. El precepto bíblico que ordena hacerse responsables los unos por los otros indica que frente a tanto sufrimiento de tantos no hay lugar a más postergaciones en este desafío decisivo.” Y es quizás en este punto donde, el Capital Social, nos pueda aportar un camino válido como instrumento para el desarrollo de las herramientas, que permitan alcanzar la justicia social en los diferentes ámbitos de la vida de las personas.

En palabras de Emeterio Gómez: “El problema de la Moral no atañe simplemente al tener principios y valores, sino a la idea básica de ¿cuánta fuerza espiritual tienes para imponer -o imponerte a ti mismo- tus valores? Y el tamaño de esa fuerza guarda una estrecha relación con el tamaño de la presión que la realidad ejerce sobre nosotros”. “La Ética tiene sentido mientras usted tiene posibilidades de imponerse por sí mismo sobre el vicio…o sobre la realidad”. Desde este punto de vista, la moral en el caso de las organizaciones, nos remite a un colectivo, a un consenso que se asume y que, al igual que en los paradigmas, tiene una vigencia limitada y tiende a ser sustituido por nuevos puntos de vistas consensuados.

En opinión de Emeterio Gómez: “Si una persona –gerente- decide “no actuar” ante hechos o situaciones puntuales, por supuesto que no hace uso de ética alguna, es su decisión de “no actuar” la que se impone, y ello está en su derecho, tiene potestad para asumir esa posición, pero a su vez está infringiendo un deber: “la responsabilidad de tomar una decisión”. En este punto, al ser la toma de decisión una responsabilidad compartida por las personas que en consenso han asumido una moral pública, el acto de “no actuar” se torna ético al influir en el ejercicio de la toma de decisión, la cual es “responsabilidad” de la persona que decide.

Autor: MSc. Aarón I. Olmos R.

Twitter: @aaronolmos

Email: aaronolmos@hotmail.com 

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Cómo crear una organización centrada en el cliente.

Hemos hablado muchas veces de estrategia digital y de cómo las organizaciones deben transformarse para implementar las oportunidades que Internet y la Economía Digital nos ofrece.

Pero hoy quiero compartir la experiencia que en Incipy hemos adquirido a lo largo de muchos años transformando organizaciones en el ámbito digital.

Vivimos en un mercado donde ya no se compite por la calidad de los productos, sino por la calidad de la experiencia al comprarlos y consumirlos. La clave del éxito de una organización en la nueva Economía Digital va más allá que conocer y desplegar el marketing y la comunicación digital o incluso de implementar un nuevo negocio digital o comercio electrónico; la esencia consiste en situar al consumidor o cliente en el centro de la organización.

Y situar el cliente en el centro, no pasa por tener la mejor tecnología, sino por saber usarla correctamente. De nada sirve tener un sofisticado paquete de software de CRM, una página web atractiva, haber creado un grupo en Facebook, o tener un blog y una cuenta en Twitter. Lo único importante es que los clientes nos prefieran a nosotros, antes que a la competencia.

Pero transformar organizaciones en marcha o nuevas organizaciones hacia una verdadera organización Customer-Centric no es sencillo; requiere de una decidida decisión y una clara estrategia para reformular objetivos, procesos, personas y organización.

Según nuestra experiencia, he resumido en 10 pasos los que debes tener en cuenta para situar a tu cliente o consumidor en el centro de tu compañía.

 1. Si eres el CEO, lidera el cambio o delega  a un líder de primer nivel ejecutivo que lo haga. Sin liderazgo no existe transformación.

 2. Conoce a fondo quién es tu cliente, qué le apasiona y qué contenidos e información son de valor para él. Crea perfiles de consumidores distintos e intenta entender sus preferencias. Crea una organización y medición alrededor de tus segmentos de clientes y no de tus productos.

3. Crea un plan de formación que permita concienciar y capacitar para impulsar nuevas ideas, especialmente en el ámbito digital y del conocimiento del cliente.

4. Define un proyecto global con un equipo interdisciplinar que permita identificar las líneas y proyectos clave. Priorizar y asignar responsables para que se consigan resultados a corto, medio y largo plazo será clave.

Procura seleccionar personas entusiastas del mundo digital y la innovación.

 5. Crea una plataforma colaborativa -red social interna- que permita compartir los avances de los proyectos de transformación.

6. Define e implementa nuevos procesos orientados a la gestión de las relaciones con los clientes. Desarrollar un buen CRM será el inicio de la transformación.

7. Define e implementa nuevas medidas de éxito, en vez de cuota de mercado o número de productos, define cuota de cliente sobre los segmentos más valiosos, satisfacción de clientes, Lifetime value del cliente o retención de clientes.

8. Define un tono propio de comunicación que se incluya en el libro de cultura corporativa. Debes ser transparente en tus comunicaciones, escuchar siempre y responder en tiempo real.

9. Articula un nuevo servicio de atención al cliente que sea la voz personal de la empresa. Empático, cercano, ágil, que resuelva, que actúe.

10. Define una experiencia de cliente, cómo debe ser en cualquier punto de contacto cliente-empresa.

Tanto si tu empresa tiene una discreta presencia en Internet, como si eres una de las pioneras en tu sector, lo que seguro tienes que conseguir hacer es seguir diferenciándose de tu competencia. Empieza a poner las nuevas tecnologías al servicio de tu negocio y sobre todo a situar a tu cliente en el centro de tu organización y comprobarás el poder que puede llegar a tener.

Tomado de: http://www.mujeresconsejeras.com/como-crear-una-organizacion-centrada-en-el-cliente/2013/10/01/

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