En
esta oportunidad, hablaremos de la importancia de contar con una adecuada
plataforma tecnológica en el proceso de gestión de cobranzas, a continuación algunas
características que el software que su empresa emplee debe tener, y así obtener
los mejores resultados.
1-Facilidad de uso: Debe ser lo más
amigable posible y de fácil manejo. A menudo, este aspecto es pasado por alto.
Es importante que tengamos en cuenta el nivel de dificultad de uso, ya que nos
resultará inservible si es muy complicado o difícil de aprender a utilizarlo.
Buscaremos sencillez, que tengan interfaces fáciles, que se centren en nuestras
necesidades, y que nos ofrezcan la posibilidad de actualizaciones si nuestra
empresa crece.
2-Características: Dependiendo de qué bondades ofrezca el software, nos
proporcionara herramientas valiosas que facilitaran el proceso de gestión de
cobranzas.
El
software debe proporcionarle toda la información que necesitara para el proceso
de gestión, las pantallas deben ser de fácil lectura y deberán de contener la
mayor información posible, a fin de evitar viajar a otras pantallas, para
obtener alguna información. Claro está, sin sobrecargar la visual de la
pantalla.
Hay
algunos software de cobranzas, que calculan los indicadores de gestión si este
es su caso felicidades, en caso contrario, debe ser capaz de poder emitir (o
construir) todos aquellos reportes que usted necesite, además de poder
exportarlos para su manejo.
También
es importante que el software tenga un módulo de gestiones, así se podrá hacer
el registro de todas las gestiones realizadas a los clientes y el seguimiento
de la misma, debe ser capaz de permitir programar las futuras gestiones a
realizar.
Deberá
contar con un módulo de pagos, en donde cada analista deberá registrar los
pagos que sus clientes le realicen y así poder emitir estados de cuenta
actualizados.
3-Tamaño: Debemos ser prácticos y elegir un software de gestión
adecuado a nuestro negocio. Cuanto menor sea el tamaño de la empresa, menores
serán las necesidades empresariales y no habrá que gastar más de la cuenta.
4-Soporte Técnico: La disponibilidad de soporte técnico es uno de los
factores más importantes que debemos considerar en la elección del software. El
soporte técnico puede incluir: soporte telefónico, soporte vía Internet,
opciones de formación y mucho más. La mayoría de estos productos integrales
necesitan asesores profesionales en el caso de que surjan problemas en su uso.
Como
última recomendación, si su empresa va a adquirir un nuevo sistema de gestión,
evalué por los menos 3 opciones de software y siempre trate de obtener la
opinión de un experto en sistemas a fin de que lo asesore.
Ahora
bien, en caso de no tener un software de gestión de cobranzas, puede apoyarse
en un modelo de hoja de gestión que he construido en Excel y que con mucho
gusto se lo puedo hacer llegar.
Espero que esta información le haya sido útil, en un
próximo post le hablare sobre la 5ta clave para tener un departamento de
cobranzas efectivo: La estrategia de gestión.
Saludos.
José G.
Quintero E.
www.teruliagerencial.blogspot.com
Twitter: @jgqe
No hay comentarios:
Publicar un comentario