3era clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: Indicadores

¿Cómo podré medir  la efectividad de la gestión de cobranzas de mi equipo? Primeramente vamos a conocer unos conceptos para entender un poco más el cálculo de estos indicadores.

Cartera de Crédito: son todas aquellas deudas que quedan por cobrar después  del cierre del mes en un negocio determinado. Ahora bien podremos mostrar nuestra cartera de crédito de 2 formas:

Cartera de Crédito Lineal: refleja los saldos deudores del cliente, en cada una de las antigüedades donde se encuentren, esta cartera es una cartera por saldos y no por clientes, es decir, si un cliente tiene una deuda en saldo actual, 30 y 60 días, en la cartea lineal se mostrara un saldo en actual, otro en 30 días  y otro en 60 días, ejemplo:

CLIENTE	Saldo	Actual	30 Días	60 Días	90 Días
Cliente N°1	21.222.145,03	8.857.822,16	10.467.777,39	1.824.319,70	72.225,78
Cliente N°2	163.612.915,08	107.901.277,27	54.584.973,76	928.165,06	198.498,99

Cartera de crédito acumulada: arrastra la antigüedad del cliente hasta la antigüedad de la última deuda, es decir, si un cliente presenta un saldo deudor en actual, otro en 30 días y otro en 60 días, la deuda del cliente  en la cartera de crédito se verá reflejada por completa a 60 días de antigüedad, ejemplo:

CLIENTE	Saldo	Actual	30 Días	60 Días	90 Días
Cliente N°1	21.222.145,03	8.857.822,16	19.325.599,55	21.149.919,25	21.222.145,03
Cliente N°2	163.612.915,08	107.901.277,27	162.486.251,03	163.414.416,09	163.612.915,08

  Cartera de Gestión: está conformada por las cuentas por cobrar del mes anterior más la nueva facturación del mes entrante después del cierre, es importante destacar que estos son los montos y cuentas que se gestionan durante el mes:

Cartera de gestión: Cartera de crédito del mes anterior + Nueva facturación del mes que se inicia.

Facturación: son las ventas realizadas a un cliente durante un periodo determinado, que para el cálculo de indicador financiero de Días Calle, corresponde a un mes.

Días Calle: es el indicador financiero que promedia, el tiempo que aproximadamente dura el área de cobranzas en cobrar una factura, este indicador se obtiene de la siguiente forma:

DÍAS CALLE:	CARTERA DE CRÉDITO
	(VENTAS DEL MES / 30 DÍAS)

Nota: Siempre se  utiliza en promedio 30 días aun cuando el mes a promediar tenga 31 días

Veamos ahora los siguientes ejemplos de cálculo de días calle y su análisis:

		DÍAS CALENDARIO:	30
CLIENTE	VENTAS	CTAS. X COBRAR	DCSO	DÍAS CRÉDITO	DÍAS EXCESO
CLIENTE N°1	21.631.529	75.649.517	105	30	75
CLIENTE N°2	181.699.346	276.821.062	46	30	16
CLIENTE N°3	75.649.517	181.699.346	12	30	-18
CLIENTE N°4	28.699.346	21.631.529	40	30	10

Para tener una referencia de parámetros aceptables, los días calle arrojados no debería ser equivalente a el doble del plazo de crédito que se le otorga al cliente, es decir, si los días de crédito son 30, los días calle no deberían ser mayores a 60.

Observe por ejemplo el cliente N°1, tiene 105 días calle, es decir que se toma 75 días adicionales a sus 30 días de crédito, por tal motivo este cliente debe ser  considerado de alto riesgo, por lo que se le debe exigir una disminución de sus cuentas por cobrar lo antes posible.

En cuanto a los clientes 2 y 4, estos solo se toman entre 10 y 16 días adicionales a su plazo de crédito para cancelar, mientras que el cliente número 3, cancela anticipadamente sus obligaciones. Estos clientes no representan riesgo alguno para la cartera de crédito.

Es conveniente  llevar un control de la recuperación diaria, semanal y mensual, ya que le permitirá determinar el desarrollo del proceso, ver el comportamiento de su cobranza (determinar ciclos o fechas de alta y baja recuperación)  y en función a esto establecer estrategias para mantener y/o  maximizar la recaudación.

Recuerde que además los indicadores de gestión le permitirán informar a sus superiores del desempeño de su área y evaluar a su personal, a fin de poder ofrecer incentivos.

Espero que esta información haya sido de suma utilidad, en el próximo post, hablaremos de la 4ta clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: La Plataforma Tecnológica.

José G. Quintero E.

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