El secreto para hacer las mejores "listas de tareas pendientes"

Desde Benjamín Franklin hasta Johnny Cash, las listas han estado siempre presentes en la historia de la organización. El problema es que muchas veces éstas quedan en el olvido o no nos llevan precisamente a completar esas tareas. ¿Cómo hacer listas que realmente nos ayuden a ser más productivos?

"Las listas son el origen de la cultura", dijo alguna vez Umberto Eco, filósofo, escritor y un gran fan de las listas. Lo último, ya que según él, dan un sentido al mundo que nos rodea.

Y de cierta manera es verdad. Mal que mal, hacemos listas para todo: para ir al supermercado, para organizarnos, para ordenar, de lugares que queremos visitar, películas que ver, cosas que hacer... Es un simple hábito que nos ayuda a incrementar la productividad de nuestro día.

El problema es que muchas veces los pendientes comienzan a acumularse hasta el punto de transformarse en una nueva fuente de estrés y culpa. Probablemente todos tenemos alguna lista (o varias) esperando hace meses o años a que finalmente nos decidamos a retomarla. Por lo mismo hay saber cómo usarlas bien, pues existen técnicas para que efectivamente sean listas para "hacer" y no para "posponer".

Aquí te ofrecemos algunos consejos para escribir una lista que realmente te ayudará a hacer cosas y sacar así a la Mónica Geller que llevas dentro.

Una lista que realmente te ayudará a hacer cosas

Fast Company nos entrega cuatro consejos para crear listas que podremos completar.

1. Divide los proyectos en pequeñas tareas

Hay un fenómeno que se llama Efecto Zeigarnik que se refiere a la tendencia a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas.

La psicóloga Bluma Zeigarnik comenzó a interesarse por esto al ver cómo los meseros, por ejemplo, eran capaces de recordar fácilmente una larga lista de pedidos, pero sin embargo no eran capaces de recordar platos que acababan de servir.

Esto puede parecer muy útil, pero la verdad es que no es muy sano. "Lo que realmente sucede es que hay una desconexión entre nuestra mente consciente e inconsciente- la mente inconsciente no puede planear cómo terminar la tarea, pero se molesta con la sensación de que algo está inconcluso. Para librarse de ese sentimiento, insiste a la mente consciente con recordatorios de la tarea-m no para terminarla, sino que simplemente para animarnos a hacer un plan", explica Fast Company.

Por lo tanto, un buen paso para des-estresarse es planificar. Por lo mismo, el escritor y experto mundial en productividad David Allen  nos entrega un método a través de su famoso libro Getting Things Done(que en español se vende bajo el título "Organízate con eficacia"),  que básicamente consiste en subdividir las grandes tareas o proyectos en las sub-tareas o acciones necesarias para llevarlas a cabo y luego determinar cuál de esas acciones es el próximo paso a seguir. Finalmente, anotar ESA acción en el listado de tareas y no pasar a la siguiente hasta haberla completado.

¡Pero atención! Lo esencial para esto es crear pasos específicos, accionables y que no tengan conflictos. Por ejemplo no es conveniente poner en nuestra lista: "limpiar la oficina", ya que es muy probable que lo evitemos. Pero sí es mejor poner distintas acciones más pequeñas como, "ordenar los archivadores", "botar papeles antiguos", "limpiar los cajones". Es mucho más probable que sea más fácil empezar a hacer esta tarea si sabemos que sólo requerirá un mínimo esfuerzo.

David Allen recomienda que todas las entradas de tu lista vengan con un verbo, por ejemplo "Ir al dentista" en lugar de simplemente "Dentista", de modo de obligarte a definir una acción. Además, señala que es muy importante distinguir aquellas tareas accionables, de aquellas que hay que delegar, posponer hasta tener otro paso previo listo, archivar o, simplemente, olvidar. 

2. Prioriza hasta que duela

Esto tiene que ver con la gran incapacidad que tienen algunas personas de decir NO, tanto a otras personas como a ellas mismas. Por lo mismo, es que a veces nuestras listas terminan siendo eternas. Priorizar "con rudeza", como sugiere este artículo, es la única manera de hacer lo que es más importante en el poco tiempo que tenemos.

3. Planea con anticipación

Hace casi 100 años, cuenta Fast Company, el presidente de la compañía norteamericana Bethlehem Steel, estaba lidiando con ineficiencias, por lo que decidió acudir a Ivy Lee, un experto en este tema. Lee aceptó a ayudarlo y le dijo al presidente que le podían pagar lo que ellos estimaran que era suficiente, según los resultados luego de tres meses.

El consejo de Lee a cada miembro del equipo de administración fue que al final del día escribieran una lista de "cosas por hacer", que consistiera en las seis tareas a las que tuvieran que dedicarse el próximo día.

Luego les dijo que organizaran la lista dependiendo de sus prioridades más altas. Al día siguiente los empleados trabajaban la lista de pies a cabeza, enfocándose en una tarea simple a la vez y al final del día, cualquier cosa que siguiera en la lista era añadida a la lista que cada tarde elaboraban para el próximo día.

Luego de tres meses, la compañía aumentó tanto su productividad, que el presidente de la compañía le envío un cheque a Lee por US$ 25.000, que para esa época (y para esta también) era muchísimo dinero.

¿Qué podemos deducir de esta pequeña historia? Que sería bastante útil para nuestras vidas planear el día que se te viene la noche anterior y definir cuáles serán nuestras tareas más importantes. Al dejar claro esto de antemano, te ayuda a evitar distracciones y a no tener pérdidas de tiempo.

4. Sé realista

Si queremos cumplir con las metas que nos proponemos en nuestras listas, tenemos que hacerlas realistas. Ya que a pesar de que estas listas pueden ser eternas, nuestro tiempo no lo es. Tenemos entonces que hacer que nuestras tareas calcen con el tiempo y esfuerzo que me cuesta poner de mi parte para realizar esas tareas. Aquí es donde tenemos que recordar el consejo de "priorizar hasta que duela".

Si quieres buscar inspiración, Magdalena Araus ya nos había hablado sobre qué hacen y no hacen los exitosos en su primera hora de trabajo en esta nota.

¿Haces listas para organizarte?, ¿Qué otros consejos puedes darnos para mejorar nuestras listas?

Tomado de: http://www.eldefinido.cl/

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José G. Quintero E.

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