Mobile Etiquette para pequeñas empresas

Los smartphones han entrado por la puerta grande de las empresas. Empresarios y trabajadores disponen casi siempre de modelos que les permiten compatibilizar su vida profesional y personal. Pero ¿Sabemos utilizarlos sin invadir el espacio de los demás? La proliferación de estos dispositivos ha provocado que cada vez más se hagan estudios sobre lo que ya se conoce como “Mobile Etiquette” o lo que es lo mismo: el uso correcto de estos terminales en distintas situaciones. Algunas de las recomendaciones que debemos seguir son las siguientes:

¿Tienes que contestar esa llamada?

Si estamos hablando con otra persona y realmente tenemos que contestar esa llamada (lo normal es que nueve da cada diez llamadas puedan esperar), tendremos la consideración de realizar lo siguiente:

A-Explicar brevemente a nuestro interlocutor por qué es importante que contestemos el teléfono o  por qué no puede esperar.

B- Movernos a un espacio adecuado en el que contestar (unos diez metros puede ser suficiente).

El Smartphone no entra en la reunión:

En un mundo ideal, el Smartphone se quedaría fuera de la sala de reuniones. Pero como no lo es, al menos deberíamos hacer el esfuerzo para evitar cualquier contacto visual con nuestro teléfono mientras estamos reunidos.

Comprobar nuestro correo o nuestras redes sociales, en el mejor de los casos indica que estamos distraídos y en el peor, que pensamos que la persona que comparten sala con nosotros son poco importantes o que nos aburren.

Devolver las llamadas en un máximo de 24 horas:

Devolver una llamada de forma adecuada, demuestra profesionalidad y respeto. Lo ideal es poder responder una llamada a lo largo del mismo día o en un máximo de 24 horas. No obstante si prevemos no vamos a poder hacerlo (nos encontramos en una reunión, de viaje, de vacaciones, etc.) una buena idea puede ser la de grabar un mensaje adecuado en nuestro contestador, acordándonos de llamar una vez volvemos a casa.

¿Estás  seguro de que puedes hablar?

Saber en qué espacios podemos hablar y en cuales otros es preferible no hacerlo, es esencial para no parecer una persona mal educada. Por norma general tenemos que:

A- En bibliotecas, museos y lugares de culto no debemos usar nuestro Smartphone bajo ninguna circunstancia.

B-En restaurantes la norma ideal es evitar realizar o recibir llamadas, incluso si se trata de un espacio ruidoso. De hecho, en muchos restaurantes puede que  nos pidan amablemente que salgamos del local si tenemos que hablar  por teléfono, por no hablar de las miradas de reprobación que recibiremos por parte del resto de los comensales.

C-En eventos, conferencias, sesiones de networking, etc., la norma a seguir es la de mantener nuestro teléfono en silencio (o modo vibración) y salir del espacio en el que nos encontremos en caso de que necesitemos recibir una llamada.

Utiliza tu manos libres, pero sin gritar:

Cuando las conversaciones se alargan, tener en nuestro  teléfono “Pegado a la oreja”, comienza a ser realmente incómodo. Muchas personas optan en estos casos por dar rienda suelta a la potencia del altavoz de su teléfono, hablando a distancia.

Es aquí donde entra en juego más que nunca, la importancia de tener un buen manos libres a nuestro alcance. Teniendo en cuanta eso sí, de hablar con el  mismo volumen que utilizaríamos si estuviéramos usando el auricular. La recomendación no es baladí: muchas personas tienden a gritar cuando usan sus manos libres, quizás creyendo que su voz no va a llegar “al otro lado” con la  misma claridad.

El politono ha muerto:

Nada ha hecho más daño a nuestra imagen personal que el politono. Incluso la mejor de las canciones, cuando entra a formar parte del tono de llamada de nuestro teléfono, nos pone en evidencia.

Está bien que lo usemos en nuestro espacio de tiempo personal, pero nunca, nunca, debe entrar en nuestro horario de trabajo.

Tus conversaciones privadas tienen que seguir siéndolo:

Evita mantener conversaciones privadas en espacios públicos. Una regla que no solo aplica al dueño de la empresa, sino a todos los trabajadores y a las personas que se relacionan con la misma.

Y no únicamente por respeto, sino porque en más de una ocasión puede que se nos “escape” información confidencial que acabe siendo escuchada por las personas menos adecuadas (nuestra propia competencia, por ejemplo).

Al volante, las conversaciones tienen que ser cortas:

Dado por supuesto el hecho de que si vamos a hablar en nuestro vehículo tendremos que utilizar  un dispositivo “manos libres” es importante señalar que por  seguridad, las conversaciones que mantengamos mientras que conducimos tienen que ser cortas. Evitaremos especialmente las discusiones o las conversaciones  acaloradas que en última instancia, son las que pueden provocar que bajemos la guardia  y tengamos un accidente.

Protege tu Smartphone:

Por último, una recomendación que no tiene que ver con la buena educación, teniendo en cuenta la gran cantidad de móviles y smartphones que se roban o se extravían, resulta hoy más recomendable que nunca que incorporemos a nuestro terminal una solución de seguridad que pinga a buen resguardo nuestros datos.

Quiero agradecer a los amigos del Escritorio Jurídico Sánchez Castillo & Asociados (@EscritorioSCA), quienes me hicieron llegar este material para su publicación. 

Tomado de la pagina http://www.muypymes.com

Gracias por llegar hasta acá, espero que esta información le haya sido útil y que la compartas con aquellas personas que creas que les será de utilidad,  ayúdame a que más personas lo conozcan y se beneficien, ¿Cómo?:

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José G. Quintero E.

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