El análisis financiero (PARTE II)

En el post anterior, hablamos acerca de algunas razones financieras de rentabilidad, que nos ayudaran a tener una visión de la solvencia del cliente al que le vamos a otorgar una línea de crédito.

Ahora les comentare acerca de las razones de actividad, que son y que nos ayudaran a determinar.

Recordemos que las razones de actividad, nos van permitir observar la velocidad o rapidez en la que distintas cuentas se convierten en  ventas o en efectivo, es decir, nos permitirán ver que tan rápido el cliente convierte inventarios en efectivo, en nuestro caso tenemos:

Rotación de Inventario: Indicador que mide cuanto tiempo le toma a la empresa rotar sus inventarios. Recordemos que los inventarios son recursos que la empresa tiene inmovilizados y que representan un costo de oportunidad. Se calcula dividiendo el costo de ventas entre el inventario (Costo de Ventas / Inventario)

Esto quiere decir, que la rotación del inventario fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.

Días de Venta de Inventario: Determina el número de días que permanece determinada mercancía en el almacén. Se calcula multiplicando los Inventarios x 360 días y el resultado se dividirá entre las ventas (Inventarios x 360 días / Ventas).

Valor de referencia: Mientras más bajo, mejor, pero usualmente estará entre 30 y 60 días. Si es mayor, debe indagarse la razón.

Rotación de Cobros: Busca identificar el tiempo que le toma a la empresa convertir en efectivo las cuentas por cobrar que hacen parte del activo corriente. Se calcula dividiendo la cantidad de días del año entre el valor de la rotación de inventarios:

Valor de Referencia: Mientras más bajo sea el resultado mejor, pero usualmente estará entre 30 y 60 días. Si es mayor, debe indagarse la razón.

Días Calle: es el indicador financiero que promedia, el tiempo que aproximadamente dura el área de cobranzas en cobrar una factura, este indicador se obtiene de la siguiente forma:

Valor de referencia: Usualmente debe ubicarse entre 30 y 60 días, si es mayor, debe indagarse la razón, si se ubica por debajo de 30 días, es buena señal 

Rotación de las cuentas por pagar: Indica el número de veces que en promedio han sido renovadas las cuentas por pagar, se calcula al dividir las Compras entre las Cuentas por Pagar (Compras / Cuentas por Pagar)

Valor de referencia: Es razonable esperar de 30 a 60 días. Menos de 30 días podría indicar mal crédito entre sus proveedores, pero más de 60 días podría indicar insolvencia o excesivo apalancamiento.

Días de cuentas por pagar: Mide la cantidad de días que en promedio la empresa se está tomando para cancelarle a sus proveedores. Se calcula de la siguiente forma, se multiplican las cuentas por 365 días  y el resultado se divide entre las Compras (Cuentas por Pagar x 360 días) / Compras.

Valor de referencia: Mientras más alto, mejor para esa compañía, pero adverso para sus proveedores. Es razonable esperar de 30 a 60 días. Menos de 30 días podría indicar mal crédito entre sus proveedores, pero más de 60 días podría indicar insolvencia o excesivo apalancamiento.

Los índices que les coloque en los dos post, son referenciales, dependiendo de qué tan compleja desea realizar su empresa el análisis, pudiera incluir o excluir algunos. Le recomiendo que si no tiene experticia en realizar este tipo de análisis, le sugiero asesorarse con un profesional contable o economista.

Como pueden ver, toda la información que usted necesitara para poder efectuar el cálculo de estos índices, la encontrara dentro del Balance General y los Estados de Ganancias y Pérdidas, que se le deben pedir al cliente a fin de analizarlo financieramente y así poder tomar la decisión de otorgarle una línea de crédito y el plazo del mismo.

Recuerde archivar en una carpeta, todos los recaudos solicitados al cliente para la realización del análisis financiero, así como también el formato donde se efectuó el vaciado de toda la información así como los cálculos realizados, ¿Qué no sabe cómo es este formato?, no se preocupe que en el próximo post, le presentare y explicare algunos modelos

Saludos cordiales.

José G. Quintero E.

Email: jquintero9@gmail.com

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Twitter: @jgqe

El análisis financiero (PARTE I)

En ¿Que debo tomar en cuenta para venderle a crédito a un cliente? (PARTE II) les hacía referencia de algunas razones financieras que deberíamos calcular a fin de poder  tener una visión financiera del cliente al cual le vamos a vender a crédito.

Recordemos pues que las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas para medir o cuantificar la realidad económica y financiera de una empresa o unidad evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se haga cargo para poder desarrollar su objeto social.

Comenzaremos pues con las razones de liquidez:

Una razón financiera de liquidez, es aquella que nos permite determinar la capacidad  del cliente al momento de honrar  sus obligaciones a corto plazo a medida que están vayan venciendo, en este caso los indicadores más utilizados son: Solvencia, Prueba de Acido, Promedio Mensual de Ventas y Margen de Contribución, entre otros.

Solvencia o Razón Circulante: lo obtenemos de dividir al Activo Circulante entre el Pasivo Circulante. Indica el grado en el cual los pasivos circulantes (deudas) quedan cubiertos por los activos que se espera se conviertan  en efectivo en un futuro cercano. Lo calcularemos de la siguiente forma:

Valor de Referencia: El resultado debe ser mayor a uno (1), mientras más alto, más solvente será la empresa.

Prueba de Ácido:  Es un índice de solvencia más exigente en la medida en que se excluyen los inventarios del activo corriente, esta razón nos dará una visión de cómo la empresa liquidar sus obligaciones a corto plazo sin basarse en la venta de sus inventarios.

Valor de Referencia: significa que la empresa dispone de 0.77, en activos líquidos disponibles por cada unidad de pasivo a corto plazo. 

Promedio Mensual de Ventas: Lo obtendremos de la división de las ventas anuales entre los 12 meses del año. Esto nos dará una visión del volumen de ventas mensuales del cliente.

Margen de contribución: Esta razón nos muestra los beneficios de una compañía, sin considerar de los costes fijos. Se calcula de la siguiente manera Total Costo de Ventas entre Total Ingresos:

Valor de Referencia: significa que la empresa tiene un beneficio de 0.70 por cada unidad vendida. 

En el próximo post, les indicare como calcular las razones de actividad, que les comente anteriormente. 

Como de costumbre, espero que esta información haya sido de utilidad para usted.

Saludos cordiales.

José G. Quintero E.

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¿Qué debo tomar en cuenta para venderle a crédito a un cliente? (PARTE II)

En el post  ¿Que debo tomar en cuenta para venderle a crédito a un cliente (PARTE I), les comentaba acerca de la importancia del análisis financiero del cliente, y la información que este análisis nos brindara, a fin de decidir darle crédito a un cliente  no.

Para la realización de este análisis, le solicitaremos al cliente la siguiente documentación: Los dos (02) últimos balances generales de la empresa, así como los dos (02) últimos estados de ganancias y pérdidas, emitidos por un contador público y los últimos tres (03) estados de cuenta bancarios del cliente.

Toda esta información será vaciada en un formato de análisis financiero (del que les presentare dos modelos más adelante), a fin de poder efectuar el cálculo de las razones financieras que nos ayudaran a tomar la decisión.

Vale acotar que modelos de análisis financieros hay mucho, no obstante si usted no tiene experiencia en ello, pues le indicare que es lo mínimo que debe de tener un análisis financiero sencillo y que razones financieras debe este tener.

Ahora bien ¿Qué es una razón financiera? Pues las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas para medir o cuantificar la realidad económica y financiera de una empresa o unidad evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se haga cargo para poder desarrollar su objeto social.

Utilizaremos para el análisis las razones financieras de liquidez y de actividad.

Una razón financiera de liquidez, es aquella que nos permite determinar la capacidad  del cliente al momento de honrar  sus obligaciones a corto plazo a medida que están vayan venciendo, en este caso los indicadores más utilizados son: Solvencia, Prueba de Acido, Promedio Mensual de Ventas y Margen de Contribución, entre otros.

Las razones de actividad, nos van permitir observar la velocidad o rapidez en la que distintas cuentas se convierten en  ventas o en efectivo, es decir, nos permitirán ver que tan rápido el cliente convierte inventarios en efectivo.

Las razones que evaluaremos en este caso son Rotación de Inventario, Días de Venta de Inventario, Rotación de las cuentas por Cobrar, Los días de cuentas por cobrar, rotación de las cuentas por pagar y los días de cuentas por pagar.

En una próxima entrega, les indicare como calcular estos índices y los resultados idóneos que estos deben arrojar.

Es importante que solicite también, referencias bancarias y comerciales.

Recuerde chequear las referencias comerciales, es importante contactar el emisor y verificar la información; verifique que la persona que la emite, no sea familiar del solicitante (esto puede verlo comparando nombres y apellidos del registro mercantil Vs, nombres y apellido del firmante de la referencia), ya que en varias oportunidades, familiares de los solicitantes que poseen también firmas comerciales, se las emiten y esto le restaría objetividad al análisis.

En caso de detectar esto, solicítele al cliente otras referencias comerciales e inicie nuevamente el proceso de verificacion.

Espero que esta información haya sido de mucha utilidad para usted.

Saludos cordiales.

José G. Quintero E.

Email: jquintero9@gmail.com

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¿Qué debo tomar en cuenta para venderle a crédito a un cliente? (PARTE I)

En estos tiempos de crisis, para nuestra empresa dar crédito representa un crecimiento de nuestra participación en el mercado, un incremento en nuestras ventas, afianzar nuestras relaciones comerciales y con ello le enviamos un mensaje de confianza a nuestro cliente.

Para nuestro cliente comprarnos a crédito representa la fidelización a nuestros productos y servicios.

No obstante el otorgar crédito, puede ser un arma de doble filo, que más allá de traernos como empresa múltiples beneficios, podría convertirse en un dolor de cabeza para nuestra organización ya que podría generarnos problemas de liquidez o la posibilidad de que el cliente al que se le otorgó el crédito no llegue a pagarlo.

Es importante que antes de asignar una línea de crédito a un cliente, evaluemos no solo al cliente, sino a nuestra organización y preguntarnos ¿Estamos listos para vender a crédito?

Le sugiero  tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1-  Política de crédito y cobranzas:  

¿Cuenta mi empresa con una política de Crédito y Cobranzas? Le recuerdo que la política de crédito y cobranzas, expresa todos los lineamientos a cumplir por la esta gerencia de la empresa. Aquí se establecen las reglas del juego en cuanto a la asignación de créditos y como realizar las cobranzas. La política de crédito y cobranzas debe estar escrita, y que sus lectores, puedan entender en forma práctica los procedimientos de créditos y cobranzas. No solo el personal de la gerencia de cobranzas debe conocerla, también el personal de aquellas áreas que interactúan con Cobranzas deben conocerla (Ventas, Comercialización, Mercadeo, etc.) a fin de unificar criterios y manejar la misma información.

2-  Estructura de la Gerencia de Cobranzas:

La forma como esté conformado su departamento o gerencia de cobranzas, será un factor clave en su buen desempeño, esta variara de acuerdo a que tan grande es la empresa y obviamente a la cantidad de clientes que tenga en su cartera. En cuanto al personal, es importante que tenga en su equipo, gente capacitada y de amplia experiencia en la gestión de cobranzas, esto le garantizara efectividad en la gestión, en caso contrario, procure que su personal este lo más capacitado posible.

Le invito a consultar los siguientes enlaces para mayor información: 2da clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: El Personal  y  3era clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: Indicadores

3-  Conocer el cliente:

No a cualquiera le vamos a asignar una línea de crédito, ni tampoco al cliente que por primera vez nos viene a comprar. Asignaremos líneas de crédito solo a los  clientes que previamente y durante cierto tiempo hayan adquirido nuestros productos y los hayan cancelada de contado. Vale acotar que el factor tiempo no es seguridad, para ello le recomiendo realizar un análisis financiero de su cliente   

4-  El análisis financiero del cliente:

Esta revisión nos ayudara a tener una imagen sobre la solvencia económica del cliente al cual le vamos a asignar una línea de crédito.

Con este análisis, podremos conocer cuáles son los activos de cliente, pasivos, el patrimonio con el que cuenta, además del tiempo que tarda en honrar sus obligaciones, también  cuanto vendió, cuanto le costó lo que vendió, y cuantos fueron sus ingresos luego de descontar todos los gastos del negocio e impuestos, de esa manera, usted podrá evaluar si su cliente tiene o no recursos para devolverle el crédito.

También es prudente solicitarle a cliente el documento constitutivo de la empresa, a fin de determinar capital social, actividad comercial de la empresa, duración de la actividad comercial, accionistas, así como quienes son los obligantes, solicite también referencias bancarias y comerciales.

5-  Capacidad financiera:

Es importante saber, si la empresa está en capacidad de soportar los costos financieros y operativos, en caso de que algunos clientes de la cartera de crédito, se retrasen en sus pagos  y/o dejen de cancelarnos.

Para ello la empresa debe realizarse un diagnostico financiero, que es un examen a la situación y perspectivas de la empresa con el fin de poder tomar decisiones adecuadas. La información que extraigamos de ella nos permitirá identificar la posición económico-financiera en la que se encuentra la  empresa y así tomar la decisión de darle una línea de crédito a uno o a varios clientes.

Para finalizar, le sugiero que su cartera de clientes este dividida de la siguiente manera: un 80% de sus clientes bajo condición de contado y solo un 20% de sus clientes bajo condición de crédito.

En un próximo post, les indicare que información e indices debemos calcular en el análisis financiero y que nos ayudara a tomar una decisión.

Espero que esta información haya sido de mucha utilidad para usted.

Saludos cordiales.

José G. Quintero E.

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6ta clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: La Motivación.

Saludos estimado lector:

Espero que las cinco anteriores claves, le hayan sido útiles.

Hoy hablaremos sobre la sexta y última clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: La Motivación.

La motivación la podríamos definir como aquello que nos activa, es lo que nos impulsa a ir un poco más allá de lo habitual, nos inspira a vencer desafíos y por ende a crecer.  

En el área de cobranzas, como en muchas áreas de la empresa, el trabajo de gestión resulta muy agotador, y una palabra  o incentivo nunca está de más.

Es importante que usted como líder de equipo, reconozca los logros e innovaciones que sus colaboradores realicen para mejorar los resultados de la Gerencia,  y para ello nada más gratificante que una palabra de aliento.

Cuando vaya a reconocer a un colaborador, utilice frases como  “que buen trabajo has realizado con…”, “gracias a tu aporte hemos logrado…”, “Excelente iniciativa, gracias a ello logramos…”, en fin, utilice frases en las cuales se vea la importancia de la acción realizada por el colaborador, lo que tendrá un efecto significativo en el colaborador, quien al sentirse alagado, continuara trabajando un poco más  para beneficio mutuo.   

Otra vía de motivación, y un poco más atractiva para su personal, seria incorporar un régimen de incentivos o comisiones por recuperación, veamos el siguiente ejemplo:

En una empresa en la cual preste mis servicios, la gerencia de administración requirió de un ingreso extraordinario para poder sufragar algunos gastos operativos, por ello se decidió realizar una gestión extraordinaria de cobranzas durante un mes, en el cual estableció una meta de cobranzas general; se le indico a los analistas de cobranzas y personal de mensajería, que de llegar a esa meta, cada uno de ellos se haría acreedor de un bono especial por la labor.

Ya en la segunda semana de gestión, el equipo había sobrepasado la meta establecida y aún seguía aumentando la recaudación,  para finalmente al cierre del mes, cerrar con un 25% adicional a la recaudación original asignada.

Como ven, los incentivos logran resultados excelentes, pero lamentablemente en muchas empresas los consideran innecesarios, aun cuando casos como el anterior demuestran lo contrario y esto por razones tales como: los cobradores ya están devengando un sueldo y por qué consideran el incentivo un gasto innecesario.

No necesariamente estos incentivos deben ser en metálico, por ejemplo, un electrodoméstico, una cena para dos personas, tickets de cine, o hasta el hecho de darle al colaborador un día libre, pueden ser también un incentivo interesante.

Espero que esta información le haya sido útil.

Saludos cordiales.

José G. Quintero E.

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5ta clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: La estrategia de Gestión.

¿Qué cobrar primero?, ¿A qué hora hacerlo?, ¿Cuándo hacerlo? y lo más importante: ¿Cómo hacerlo?, son también mecanismos que debe tener establecidos y que formaran parte de su estrategia.

Ahora bien, ¿Qué cobrar primero?, pues sencillo, se deben atacar inicialmente aquellas cuentas cuya antigüedad este ubicada entre los treinta (30) y sesenta (60) de vencimiento, esto por dos sencillas razones: 

1- Son cuentas que su proceso de recuperación será más fácil y rápido.

2- Serán las cuentas que inicialmente alimentaran el flujo de caja de la empresa, importante para la operación diaria de la empresa.

Una vez garantizada la cobranza de estas cuentas, se puede proceder a la gestión de cobro de las obligaciones cuyas antigüedades sean iguales o superiores a los noventa (90) días de mora, sencillamente porque su cobro pudiera no ser 100% seguro y de efectuarse, podrían considerarse como un plus en la proyección de cobranzas.   

¿A qué hora hacerlo?, un departamento de cobranzas debe gestionar durante todo el día, no obstante, hay periodos de horas que son mas beneficiosos que otros; en horas de la mañana, entre las 8:30 am y las 10:30 am. En el caso de la tarde, les recomiendo entre las 2:00 y 4:30 pm.  

¿Cuándo hacerlo?, si bien la gestión de cobranzas debe ser diaria, en el caso que la cobranza sea realizada a una persona natural, gestionar los dos días antes de la fecha de cobro del mes (es decir antes del 15 y 30 de cada mes) tiene un mayor impacto, ya que la persona nos tendrá incluido en su planificación de pagos y la cobranza de estas cuentas, será 100% segura.

En el caso de que la gestión de cobranzas se le esté realizando a una empresa,  lo más seguro es que se deberá llamar, en los días y horas indicados por sus respectivos departamentos de caja o cuentas por pagar.

Por último, ¿Cómo hacerlo? La gestión de cobranzas la podemos definir en tres fases: pre-gestión, la gestión propiamente y la post-gestión:

Pre-gestión:

1-  Ordene su cartera y establezca la prioridad de gestión, le sugiero contactar inicialmente aquellos clientes que tengan un horario especifico de atención (como por ejemplo empresas con horarios de caja, atención a proveedores, etc.).

2-  Tenga toda la información necesaria a la mano, por ejemplo, deuda total, desglose de saldos, fechas de últimos pagos, record de gestiones, si el cliente ha incumplido anteriores promesas de pago, es decir, en esta etapa, dedíquese a “conocer a su cliente”.

Durante la gestión:

1-  Recuerde utilizar un tono de voz adecuado y tener una actitud positiva durante la gestión, aunque no lo crea, esto último ayuda bastante.

2-  Una vez contactado su cliente, infórmele el monto total adeudado, si dicho total lo conforman varios montos, pues es conveniente que indique el desglose de dicho monto. Es importante que el cliente este claro del monto adeudado, en caso de ser requerido por este, pues revisar el origen de los saldos o en su defecto enviarle un estado de cuenta.

3-  Si durante la llamada al cliente hay mucho ruido de fondo, es preferible realizar nuevamente la llamada.

4-  Establezca con el cliente la fecha de pago de la obligación.

5-  En caso que el cliente presente algún tipo de queja, recuerde, la queja no es contra usted, no la personalice, le invito a revisar el articulo " Cómo ganarse un cliente difícil ", publicado en este blog, ese material lo ayudara bastante.

6-  Recuerde que en algunas oportunidades tocara negociar, hágalo siempre teniendo la premisa del “Ganar-Ganar”, la idea es cobrar el dinero pendiente y seguir manteniendo a nuestro cliente, recuerde que cuesta más captar un nuevo cliente que mantener a uno ya existente.

No obstante habrá situaciones en las cuales la negociación no tendrá cabida, y habrá que ser tajante con la gestión, es aquí donde usted debe ser lo suficientemente hábil para lograr su cometido: recuperar la deuda.   

7-  Si no podemos contactar al cliente y nos vemos en la necesidad de dejar el mensaje, dejemos nuestro nombre y números de teléfono de contacto, a fin de que el cliente nos llame y así poder darle la información completa.

8-  Si la gestión de cobro es a una persona natural, evite dejar el mensaje con menores de edad, solicite que le comuniquen a una persona mayor y suminístrele a esta la información. Importante solicite nombre y apellido a la persona a la cual le deja el mensaje, en algún momento lo necesitara.

Post-gestión:

1-  Recuerde registrar en su sistema u hoja de seguimiento, el resultado de la gestión, anote solo aquella información que le brindara valor.

2-  En caso de no contactar al cliente, le recomiendo agendar la próxima llamada de a fin de gestionar nuevamente la cuenta.

3-  Si ha establecido una promesa de pago, le recomiendo por lo menos 2 días antes de la fecha de cancelación pautada, realizar una llamada al cliente a fin de recordarle su pago.

4-   Haga seguimiento al pago y verifique la realización del mismo, si este no es efectuado, contacte inmediatamente al cliente, indague el motivo del incumplimiento y establezca una nueva promesa de pago. Indíquele al cliente que estos incumplimientos no lo favorecen.

Espero que esta información le haya sido útil, en un próximo post le hablare sobre la 6ta clave para tener un departamento de cobranzas efectivo: Motivación.

Saludos.

José G. Quintero E.

Email: jquintero9@gmail.com

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