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lunes, 17 de noviembre de 2014

10 claves del liderazgo para mejorar el servicio al cliente.





Antes que nada, definamos paradigma. No se trata de otra cosa que un modelo, un mapa mental o un concepto bajo el cual las personas actuamos, creemos y obtenemos resultados. Este paradigma puede ayudarnos a evitar peligros en algunas circunstancias (por ejemplo, en el ejército trabajan con el paradigma de que “obedecer salva vidas”. Entonces un soldado que recién inicia su carrera se valdrá de esta creencia para comportarse bajo la autoridad de su superior y entonces no poner en riesgo su vida). Pero otros paradigmas pueden ser obsoletos y seguir aferrados a ellos pueden hacernos involucionar. El más conocido, el antiguo paradigma de que la tierra era plana y entonces muchos científicos veían acotado su conocimiento a ese modelo mental que era obsoleto.

Para que haya un nuevo paradigma… tiene que haber un viejo paradigma.

El antiguo paradigma, relata James Hunter en toda la extensión de su capítulo homónimo, es pensar al Liderazgo como una estructura jerárquica o piramidal. La organización se basa en sumar capa tras capa de mandos de poder y autoridad donde todos tienen un objetivo similar: cumplir con lo que indica el de la casilla superior y así agradar “al jefe”.

El nuevo paradigma. Completamente opuesto al anterior, el nuevo paradigma busca atender las necesidades legítimas del cliente a través de colaboradores, asociados, empleados (que son quienes están más cerca del cliente, de los servicios que se prestan y los productos que se fabrican). ¿Y quién entonces buscaría identificar y satisfacer las necesidades de los colaboradores y empleados para que éstos puedan concentrarse en hacer lo mismo con los clientes? Sus líderes.

Aquí la función del líder deja de verse como “el que manda”, “el que tiene poder o domina” sino que es el rol que se encarga de quitar los obstáculos, coordinar las actividades y asegurarse de que el ambiente y las condiciones son lo más propensas posibles para que cada colaborador haga su trabajo: servir al cliente.

Liderar: el arte de no darle al equipo lo que quiere sino lo que necesita

Hay que tener cuidado al decir que la función del líder se transforma en la de un servidor, porque se puede pensar que esto significa que el líder hará lo que el colaborador quiere. Un buen líder no es una marioneta ni un esclavo, sino un estratega. Lo que deberá hacer es identificar qué necesidades tiene su equipo de colaboradores, y trabajar en ellas. Esto implica por supuesto una enorme responsabilidad, pero sin duda también genera una suprema satisfacción. Cuando el liderazgo es una vocación, la recompensa está en los resultados del equipo.

Estas son 10 claves del Liderazgo en este nuevo paradigma de servicio:

1. Digno de confianza: es honesto y proporciona seguridad al equipo. Tiene credibilidad basada en su palabra y en sus acciones.

2. Ejemplar: el líder es un modelo de rol, inspira, es un ejemplo a seguir.

3. Pendiente de los demás: de lo que necesitan (no de sus deseos o caprichos) para cumplir sus funciones y tareas y para servir al cliente.

4. Comprometido: no es lo mismo involucrarse que comprometerse. Compromiso es jugarse por una idea, por un equipo, por un proyecto. No mirar el partido desde afuera.

5. Atento: pendiente de lo que sucede. Las personas no estamos al 100% en todo momento ni somos buenas en todas las posiciones. Un líder atento detecta cuál es la pieza fundamental que aporta cada miembro del equipo y qué lo hace único.

6. Exige responsabilidad a la gente: esto es importante, porque el ser excesivamente permisivo no ayuda a los colaboradores a cumplir con su trabajo y entonces pone en riesgo su estabilidad laboral. Exigir responsabilidad, en cambio, ayuda a la gente a dar más de sí y a desarrollar su potencial.

7. Humilde: ser auténtico y sin pretensiones ni arrogancia. No es colgarse una máscara de falsa modestia, no se trata de ocultar las aspiraciones o los logros, sino darles el lugar que corresponde. Humildad es reconocer los aciertos pero también los fracasos y debilidades. Y sobre todo extraer de ellos un aprendizaje.

8. Anima a la gente: los alienta a seguir adelante, a dar más, a superarse, a aprender y a responsabilizarse por sus resultados.

9. Posee una actitud positiva: es entusiasta, contagia su actitud y construye un clima de desafíos como oportunidades de superar los obstáculos y las dificultades que se presentan.

10. Aprecia a la gente: es uno más del equipo (con un rol diferente y una responsabilidad distinta, pero es un miembro más del mismo equipo) y demuestra preocupación y genuino afecto por sus compañeros.

Tomado de: http://excellentia.com

Gracias por llegar hasta acá, espero que esta información le haya sido útil y que la compartas con aquellas personas que creas que les será de utilidad,  ayúdame a que más personas lo conozcan y se beneficien, ¿Cómo?:

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José G. Quintero E.
Twitter: @TGerencial
Email: tertuliagerencial@gmail.com
www.tertuliagerencial.blogspot.com


miércoles, 17 de septiembre de 2014

10 claves del liderazgo para mejorar el servicio al cliente.




Antes que nada, definamos paradigma. No se trata de otra cosa que un modelo, un mapa mental o un concepto bajo el cual las personas actuamos, creemos y obtenemos resultados. 

Este paradigma puede ayudarnos a evitar peligros en algunas circunstancias (por ejemplo, en el ejército trabajan con el paradigma de que “obedecer salva vidas”. 

Entonces un soldado que recién inicia su carrera se valdrá de esta creencia para comportarse bajo la autoridad de su superior y entonces no poner en riesgo su vida). Pero otros paradigmas pueden ser obsoletos y seguir aferrados a ellos pueden hacernos involucionar. El más conocido, el antiguo paradigma de que la tierra era plana y entonces muchos científicos veían acotado su conocimiento a ese modelo mental que era obsoleto.

Para que haya un nuevo paradigma… tiene que haber un viejo paradigma.

El antiguo paradigma, relata James Hunter en toda la extensión de su capítulo homónimo, es pensar al Liderazgo como una estructura jerárquica o piramidal. La organización se basa en sumar capa tras capa de mandos de poder y autoridad donde todos tienen un objetivo similar: cumplir con lo que indica el de la casilla superior y así agradar “al jefe”.

El nuevo paradigma. Completamente opuesto al anterior, el nuevo paradigma busca atender las necesidades legítimas del cliente a través de colaboradores, asociados, empleados (que son quienes están más cerca del cliente, de los servicios que se prestan y los productos que se fabrican). ¿Y quién entonces buscaría identificar y satisfacer las necesidades de los colaboradores y empleados para que éstos puedan concentrarse en hacer lo mismo con los clientes? Sus líderes.

Aquí la función del líder deja de verse como “el que manda”, “el que tiene poder o domina” sino que es el rol que se encarga de quitar los obstáculos, coordinar las actividades y asegurarse de que el ambiente y las condiciones son lo más propensas posibles para que cada colaborador haga su trabajo: servir al cliente.

Liderar: el arte de no darle al equipo lo que quiere sino lo que necesita

Hay que tener cuidado al decir que la función del líder se transforma en la de un servidor, porque se puede pensar que esto significa que el líder hará lo que el colaborador quiere. 

Un buen líder no es una marioneta ni un esclavo, sino un estratega. Lo que deberá hacer es identificar qué necesidades tiene su equipo de colaboradores, y trabajar en ellas. Esto implica por supuesto una enorme responsabilidad, pero sin duda también genera una suprema satisfacción. Cuando el liderazgo es una vocación, la recompensa está en los resultados del equipo.

Estas son 10 claves del Liderazgo en este nuevo paradigma de servicio:

1. Digno de confianza: es honesto y proporciona seguridad al equipo. Tiene credibilidad basada en su palabra y en sus acciones.

2. Ejemplar: el líder es un modelo de rol, inspira, es un ejemplo a seguir.

3. Pendiente de los demás: de lo que necesitan (no de sus deseos o caprichos) para cumplir sus funciones y tareas y para servir al cliente.

4. Comprometido: no es lo mismo involucrarse que comprometerse. Compromiso es jugarse por una idea, por un equipo, por un proyecto. No mirar el partido desde afuera.

5. Atento: pendiente de lo que sucede. Las personas no estamos al 100% en todo momento ni somos buenas en todas las posiciones. Un líder atento detecta cuál es la pieza fundamental que aporta cada miembro del equipo y qué lo hace único.

6. Exige responsabilidad a la gente: esto es importante, porque el ser excesivamente permisivo no ayuda a los colaboradores a cumplir con su trabajo y entonces pone en riesgo su estabilidad laboral. Exigir responsabilidad, en cambio, ayuda a la gente a dar más de sí y a desarrollar su potencial.

7. Humilde: ser auténtico y sin pretensiones ni arrogancia. No es colgarse una máscara de falsa modestia, no se trata de ocultar las aspiraciones o los logros, sino darles el lugar que corresponde. Humildad es reconocer los aciertos pero también los fracasos y debilidades. Y sobre todo extraer de ellos un aprendizaje.

8. Anima a la gente: los alienta a seguir adelante, a dar más, a superarse, a aprender y a responsabilizarse por sus resultados.

9. Posee una actitud positiva: es entusiasta, contagia su actitud y construye un clima de desafíos como oportunidades de superar los obstáculos y las dificultades que se presentan.

10. Aprecia a la gente: es uno más del equipo (con un rol diferente y una responsabilidad distinta, pero es un miembro más del mismo equipo) y demuestra preocupación y genuino afecto por sus compañeros.


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jueves, 31 de julio de 2014

Servicio al cliente: aniquila tu competencia.




Una de las características principales del mundo empresarial actual es la competencia. Las empresas tienen que competir de manera inhumana con otras para que los consumidores escojan su producto y no el de su rival. ¿Te sientes identificado?

Uno de los temas más importantes que una empresa tiene que resolver  para garantizar el éxito de su producto frente al de sus competidores es la atención al cliente.

Esta es una estrategia con la que medianas y pequeñas empresas tienen la oportunidad de ponerse a la altura de las más grandes. 

Si el pequeño empresario, a pesar de no disponer de los medios con los que cuenta la gran empresa, maneja adecuadamente este servicio, ya tendrá ganada una carrera en el campeonato de la riqueza empresarial.

Para mejorar la calidad del servicio al cliente y diferenciarse de la oposición, simplemente se necesita conocer qué hacen las demás empresas en este ámbito y proceder a la imitación y mejora de esas técnicas.

Con esto quiero decir que, no está de más leer, estudiar e informarse de cómo actúan los empresarios con liderazgo, para intentar en la medida de lo posible, y atendiendo a lo que se aprende de ellos, lograr una mejor calificación en la relación empresa-cliente.

Existen una serie de estrategias simples, que planificándolas bien, te ayudaran a derrotar a tu enemigo:

Escucha a tus clientes: realiza encuestas con el fin de que tu cliente califique el servicio de tu empresa. ¿Recibes calificaciones bajas? Esa es tu oportunidad para actuar, y cambiar.

No riegues fuera de la planta: no debes ofrecer más de lo que se puedes dar, esto significa que no debemos comprometernos a algo que no podamos cumplir. 

Si no se puede hacer una entrega en una fecha determinada (para luego no tener que pasar por el mal trago de posponerlo), debes establecer desde un principio una fecha más lejana. Al cliente no le importará si de verdad finalmente se cumple ese plazo.

No discutas: en cuanto a la relación con el cliente, nunca debes discutir. Tienes que encontrar una solución adecuada a las necesidades y quejas de tu cliente. No te olvides: “el cliente siempre tiene la razón”, (o al menos esto es lo que piensan ellos).

No seas estúpido, mantén las cosas simples: debes simplificar las cosas y darles facilidades al comprador en lugar de ponérselo difícil a la hora de conectarte con él. 

Por ejemplo, si este necesita cambiar la hora de una cita, hacer todo lo posible por complacerle y si necesita una entrega urgente, no negársela


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martes, 29 de julio de 2014

¿Es lo mismo un servicio flexible que un servicio personalizado?




Hay una diferencia fundamental que cambiará la forma en la que gestionas tu servicio.

Comprenderla te permitirá contar con servicios flexibles, que se adaptan a las necesidades cambiantes de tus clientes, y servicios personalizados, hechos a medida para cada uno de tus clientes que lo requiera.

Vamos a analizar con un ejemplo cada uno de estos conceptos.

¿Qué es un servicio flexible?

Un servicio flexible se adapta a las necesidades cambiantes de tus clientes. Es fundamental quitar rigidez a tu oferta para satisfacer siempre a tus clientes. Porque tu mercado es dinámico, las necesidades de tus clientes cambian día a día, y debes adaptarte.

La flexibilidad del servicio se consigue prestando atención a tus clientes, a sus necesidades en cada momento, un ejercicio que debes realizar en forma continua y a través de cada contacto con ellos. Esto te permitirá imprimir cambios oportunos a la oferta de tu servicio, que agradarán a tus clientes, y los hará sentir que los tienes en cuenta.

Te doy un ejemplo referido a mi propio servicio. A todos mis suscriptores les envío un boletín semanal por email, adonde les llega un artículo, noticias, invitaciones a eventos, etc.

Nos estamos acercando a las Fiestas de fin de año. Es un período en el cual recibimos normalmente un aluvión de emails con ofertas, promociones, etc. Entonces, he decidido flexibilizar mi servicio de boletines, haciéndolos mucho más breves. De este modo, mis lectores pueden acceder a la misma información, pero dedicando menos tiempo a leer mis mensajes. Hoy necesitan brevedad. Mi servicio es flexible ante sus necesidades cambiantes.

También la flexibilidad del servicio se consigue dejando algunas variables móviles. Esto es especialmente útil cuando los clientes piden “cierta personalización”, expresando necesidades particulares, pero que suelen repetirse en determinados grupos de consumidores.

Sería el caso de contar, en un restaurante, con opciones para personas celíacas, o hipertensas, etc. En mi caso, podría ser que algunos lectores sólo quisieran recibir emails cuando hay algún seminario virtual próximo, y no todas las semanas.

Para contar con este tipo de flexibilidad, debes tener un sistema de servicio que no sea rígido, que te permita adaptarte, y analizar estas necesidades particulares de algunos grupos de tus clientes.

¿Qué es un servicio personalizado?

Hace un tiempo, una clienta me preguntaba cómo hacer cuando los clientes piden personalización, y se cuenta con un servicio estándar. ¿Es posible conjugar ambas cosas?

Los servicios estándar permiten aumentar la eficiencia y servir a muchos clientes con un sistema que permite abarcar un gran volumen, y reducir los costos. La estandarización permite acercar el servicio a los clientes.

Sin embargo, algunos clientes exigen personalización. Si la flexibilidad de la que hablaba en el punto anterior no alcanza para satisfacerlos, ellos necesitan un servicio personalizado. Pero aquí está la gran diferencia. Un servicio personalizado está diseñado en su origen para servir a un cliente con todas sus particularidades.

Esta diferencia es “la gran diferencia”. Un servicio personalizado es de alto valor. Y porque su diseño está concebido así, esto se ve reflejado en el precio.

Siguiendo con el ejemplo anterior, justamente esta semana he abierto nuevos cupos para mi servicio de coaching VIP. Este es un servicio personalizado, porque adapto mi ayuda y la información que entrego a las necesidades particulares de mis clientes. Analizo su situación, sus necesidades, y entrego una ayuda exclusivamente dirigida a cada cliente en especial. Mi comunicación es 1 a 1 con ese cliente, no hay mensajes masivos. Es 100% personal.

Mis boletines son un servicio gratuito, y hoy se entregan a más de 2800 personas. ¿Te imaginas si tuviera que escribir un mensaje personal a cada una de ellas? ¡Sería imposible!

¿Sirves mejor a tus clientes con un servicio flexible o con un servicio personalizado?

La clave para diferenciar flexibilidad de personalización, y elegir una opción para tu oferta está en las necesidades de tus clientes.

Si has comprendido bien la diferencia entre estos dos atributos del servicio, verás que no hay uno mejor que el otro. Ambos pueden servir excelentemente a tus clientes. La clave está en descifrar sus necesidades.

En el ejemplo anterior, un cliente que busca información sobre calidad en el servicio, encontrará que le calza perfecto mi boletín semanal. No necesita que éste sea personalizado. 

Prefiere, más bien, que sea gratuito, porque está en una etapa de acercamiento, de informarse sobre el tema.

Quizás llegará el momento en el que esté decidido a generar cambios en su servicio, y necesite una ayuda personalizada. Este es el momento del servicio de coaching. Aquí no necesita sólo información, sino ayuda para implementar cambios, para superar dificultades, para instalar sistemas que se adapten a sus requerimientos.

No le alcanzará con la información que reciben miles de lectores, con una variedad incalculable de necesidades; ahora necesita personalización. Y estará dispuesto a pagar un servicio de este tipo, porque el resultado lo amerita.

Y en tu organización, ¿ofrecen servicios flexibles? ¿y servicios personalizados? Te recomiendo que cuentes con ambos, para servir a las diferentes necesidades de tus clientes.

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viernes, 21 de febrero de 2014

Satisfacción del cliente. Gestionar de un modo inteligente los tiempos de espera.



Una de las causas que más comúnmente arruinan la satisfacción del cliente es un excesivo tiempo de espera.

A todos nos ha pasado y nos ocurre cada vez con mayor frecuencia, porque la vida ha tomado un ritmo acelerado y perder tiempo a causa de un servicio deficiente nos pone de muy mal humor.

Dejar a un cliente en espera es como colocar el agua en el fuego. Cuanto más tiempo esté allí, mayor temperatura alcanzará. No querrás que llegue a hervir, ¿no es cierto?

Aguardar en la sala de espera del médico porque se han atrasado los turnos, esperar a que un empleado busque la información para nuestro trámite, esperar en la fila de una caja que avanza muy lentamente, aguardar a que se desocupe la persona que tiene que atendernos…

Son situaciones cotidianas, que afectan la satisfacción del cliente, y que debes aprender a gestionar inteligentemente para preservar la calidad de tu servicio.

a) Cómo identificar los tiempos de espera

Para abordar el problema, lo primero es realizar una correcta identificación del tiempo de espera. ¿Qué es un tiempo de espera?

Es simplemente el tiempo que transcurre entre una y otra interacción del cliente con la organización (con un empleado en persona, con una máquina, con alguien en el teléfono…).

Entonces, el primer paso para identificar los tiempos de espera, es enumerar, en orden cronológico, la secuencia de interacciones del cliente con la organización.

Ejemplo:

El cliente ingresa al centro médico
El cliente toma un número
El cliente es llamado por su número
El cliente es atendido en el mostrador
El cliente entrega la documentación al empleado
El cliente recibe instrucciones para ser atendido por el médico

En este ejemplo, el tiempo que transcurre entre cada uno de estos pasos es un tiempo de espera. Claro, puede ser insignificante (como entre que llega y toma su número) o llegar a tornarse crítico para su satisfacción (como el tiempo entre que toma el número y es llamado por su número).

b) No todos los tiempos de espera afectan del mismo modo a la satisfacción del cliente.

El segundo paso es clasificar ese tiempo de espera según el riesgo que representa para la satisfacción del cliente.

No todos los tiempos de espera son iguales. Tenemos tiempos activos, y tiempos pasivos (siempre desde la perspectiva del cliente).

Un tiempo activo para el cliente es cuando él tiene el control de la situación. Si bien él está esperando, la espera depende sólo o principalmente, de él mismo. Por ejemplo, el tiempo que demora en entregar la documentación al empleado que lo ha atendido.

En cambio, un tiempo pasivo es cuando el cliente no tiene el control de la situación. Ésta está en manos de la organización. En nuestro ejemplo, serán el tiempo entre que toma su número y es llamado, o entre que entrega la documentación y recibe las instrucciones para ser atendido por el médico.

¿Adivinas cuál de estos tiempos de espera afecta más la satisfacción del cliente?.

Por supuesto, ¡los tiempos pasivos! Aquí tienes la clave para gestionarlos: debes identificar los tiempos pasivos para el cliente y trabajar en ellos.

c)  3 estrategias para gestionar de un modo inteligente los tiempos de espera

Estrategia 1: Minimizar los tiempos pasivos.

La primera estrategia es intentar acotar el riesgo de insatisfacción del cliente reduciendo los tiempos pasivos. Enfocar tu análisis en ellos, reunir a tu equipo, incluyendo especialmente las personas que intervienen en los procesos pasivos para el cliente, analizar las causas de demoras habituales en esos procesos, y proponer acciones que reduzcan esos tiempos de espera.

Estrategia 2: Transformar tiempos “pasivos” en tiempos “activos”.

Esta estrategia se consigue cuando se le asigna al cliente, durante un tiempo pasivo, alguna tarea que él perciba como valiosa para la recepción del servicio.

Podría ser, por ejemplo, completar un formulario que agilice un proceso posterior. Aquí el cliente no sentirá que está esperando que un proceso gestionado por otra persona suceda, sino que es él quien está llevando adelante el proceso de llenar ese formulario.

También podría ser pedirle información sobre sus preferencias para personalizar el servicio a su favor. De este modo, él comprenderá que está aportando información valiosa para sí mismo.

Estrategia 3: Acotar los tiempos “pasivos” y prever medidas de contención para cuando superan lo deseado.

Esta estrategia debe ser aplicada cuando no es posible la primera. En caso de tener el cliente que esperar pasivamente, este tiempo debe ser acotado a un estándar que el cliente mismo debe definir.

Luego, se debe implementar un proceso de contingencia en el caso que se supere ese tiempo estándar. Esta medida evita que la insatisfacción escale, que la temperatura se eleve, aún cuando el cliente no haya todavía manifestado molestia alguna. Se trata de no dar tiempo al cliente de sentirse insatisfecho.

Trabaja en los tiempos de espera de tu servicio, asegura la satisfacción de tus clientes con estas 3 estrategias que, estoy segura, te ahorrarán muchas situaciones tensas, haciendo más fácil la relación con tus clientes, además de hacer más eficientes tus procesos.

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